¿Cuándo constituir una sociedad? ¿Y cómo?

Siendo empresario o profesional, a veces es más rentable o más beneficioso ejercer la actividad mercantil mediante una sociedad y no individualmente.

¿Cuándo constituir una sociedad?

Normalmente los criterios que empujan a decidir constituir una sociedad son dos: el primero, el obtener un mejor trato fiscal una vez rebasado un determinado nivel de beneficio; el segundo, la posibilidad de limitar la responsabilidad de los socios.

¿Qué tipos de sociedades existen?

Podemos clasificar las sociedades en dos grandes tipos: aquéllas que limitan la responsabilidad de los socios y las que no la limitan. Para el ejercicio de una actividad mercantil las fórmulas más utilizadas son las que limitan la responsabilidad de los socios y, concretamente, las sociedades limitadas y anónimas. Ambas pueden estar constituidas por una sola persona (sociedad unipersonal), bien desde su origen o bien porque durante el transcurso de su vida todas las participaciones o acciones han llegado a pertenecer a un único socio.

¿Sociedad limitada o sociedad anónima?

Pues depende de lo que necesiten los socios. Salvo las previsiones legales que exigen ciertas formas sociales para el desarrollo de actividades muy concretas (banca, compañías de seguros, instituciones de inversión colectiva…), los socios pueden elegir la forma social que deseen.

El asesoramiento en esta primera fase de decisión es fundamental, ya que aquí se decidirán elementos básicos que luego regirán la vida de la sociedad y afectarán a todos los socios.

En España la fórmula más ágil y operativa para la pequeña y mediana empresa es la sociedad limitada. Por ello la mayoría de empresas que se constituyen adoptan la forma de sociedades de responsabilidad limitada.

Una sociedad limitada requiere un capital mínimo muy inferior al de las sociedades anónimas. Permite además la participación directa de los socios en la gestión de la sociedad y no son necesarias ciertas obligaciones formales que, en el caso de la sociedad anónima, resultan imprescindibles. Para la pequeña y mediana empresa resulta una fórmula muy operativa, flexible y barata. Los socios pueden decidir el funcionamiento de la sociedad y adaptarlo a sus necesidades concretas.

¿Cómo constituir una sociedad?

En líneas generales, el procedimiento es prácticamente el mismo para sociedades limitadas y anónimas. Los trámites fundamentales son:

1.- Escoger un nombre y obtener un certificado negativo de denominación social que asegura que el nombre que hemos elegido no se encuentra registrado o reservado para otra sociedad.

2.- Aportar el capital social. Si se hace en efectivo, será necesario un certificado bancario que acredite que los fondos se encuentran depositados en una cuenta corriente.

3.- Redactar los estatutos sociales. Esta es una de las fases más importantes, ya que los estatutos son las normas que rigen la vida de la sociedad y establecen derechos y obligaciones para los socios. Es imprescindible redactarlos a medida de cada sociedad concreta, ya que cada sociedad y cada grupo de socios tienen sus propios objetivos y necesidades.

4.- Acudir al notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad.

5.- Obtener el NIF de la sociedad

6.- Inscribir la escritura de constitución en el registro mercantil y dar la sociedad de alta en Hacienda y en la Seguridad Social, si va a tener empleados.

En definitiva, una sociedad, ya sea anónima o de responsabilidad limitada, puede ser el cauce ideal para el desarrollo de una actividad mercantil. Sobre todo la sociedad de responsabilidad limitada es una fórmula barata, flexible y muy operativa, además de fiscalmente ventajosa. Pero para que el resultado sea el esperado hay que hacer bien las cosas.

Hay que redactar unos buenos estatutos a medida, que regulen aspectos como los derechos y obligaciones de los socios o partícipes, las prestaciones accesorias, si las hubiera, la fórmula de régimen de administración así como las posibilidades de cambio de este régimen, objeto y actividad de la sociedad, funcionamiento, adopción de acuerdos, régimen de transmisión de acciones y participaciones…

Y hay que cumplir también ciertas obligaciones formales y contables, relativas a la llevanza de libros, presentación de cuentas, contabilidad.

Por eso es necesario estar bien asesorado y conocer con absoluto detalle el funcionamiento de la sociedad que se crea, ya que bien utilizada es una herramienta valiosísima para el desarrollo de la actividad mercantil, pero mal utilizada puede suponer un lastre muy pesado para los socios.